Gmail

Balkon - schrijvenBijna zolang als de email functionaliteit bestaat maak ik hier gebruik van, en niet alleen om mails te sturen en te ontvangen. Toen ik nog werkte was de inbox van Outlook mijn archief. Alle mails in de inbox werden voorzien van een kleurcodering die matchte met de archiefmappen. Daarnaast kregen zij ook een prioritering mee. De mappen verzonden en verwijderd maakte ik regelmatig leeg. 

Buiten dat ik vanuit een eigen postvak werkte, had ik ook rekening te houden met twee gezamenlijke postvakken. Hier werd de kleurcodering gebruikt om een mail (lees: actie) aan één van de medewerkers toe te wijzen, en na uitvoeren van de actie verdween de email in het archief.

Helemaal perfect was het systeem niet. In drukke tijden, wanneer de inbox sneller vol liep dan ik hem leeg kon maken, kwam ik soms niet aan coderen en/of prioriteren toe. Of ik gaf per ongeluk een verkeerde codering/prioritering mee. Heel soms, verdween een mail in het verkeerde stadium in de prullenbak. Shit happens, waar gehakt wordt vallen spaanders en die foutjes hebben gelukkig nooit tot rampen geleidt. Wel heb ik zo af en toe moeten overwerken om een over het hoofd geziene deadline alsnog te halen.

Sinds de aanschaf van mijn Chromebook maak ik thuis gebruik van gmail. Zoals altijd heb ik een paar archiefmappen gedefinieerd en maak, zoals gewend, met enige regelmaat de map verzonden leeg. Alles wat in verwijderde items staat wordt na dertig dagen automatisch weggegooid. Verder maak ik gebruik van het ‘sterrensysteem’ van gmail om een codering en prioritering aan te geven. Aangezien ik van een opgeruimde mailbox houd, verwijder ik alle eerdere mails uit een conversatie. Je kunt je voorstellen dat mijn mailbox thuis er super lean en clean uitziet. Iets te, bleek vandaag.

Ik was op zoek naar één specifiek mailtje in mijn inbox maar kon het niet vinden. Ik nam de map verwijderde items door maar vond het betreffende mailtje niet. Omdat ik lekker bezig was, klikte ik op definitief verwijderen. Heerlijk, zo’n lege map.

Ik vervolgde mijn zoektocht binnen mijn eigen archiefmappen en hield ook daar grote schoonmaak. Soms archiveer ik te fanatiek. De ooit bedachte mappenstructuur bleek niet helemaal aan mijn verwachtingen te voldoen. Ik zette alle overgebleven mails terug naar de inbox en verwijderde de nu lege mappen.

Als laatste liep ik de map verzonden door. Het betreffende mailtje was en bleef pleitte. Met drie klikjes werden alle verzonden items verplaatst naar verwijderde items en in een adem door definitief verwijderd. Ik ging terug naar de inbox en mistte een mailtje waarvan ik pertinent zeker was dat die er voor mijn opruimactie nog in stond.

Ahum. Ik maak wel eens het grapje dat ik op het gebied van gebruiksaanwijzingen doornemen iets te veel mannelijke hormonen heb. Wanneer ik meen op bekend terrein te vertoeven, neem ik de moeite om de stomme teksten te lezen niet. Dat leidt wel eens tot euh.. tja.. euh.. vervelende situaties. Zoals nu.

Ik nam de instellingen van gmail door, zocht wat zaken uit op het internet en kwam er achter wat ik had gedaan. In de gmail instellingen had ik Gespreksweergave aangevinkt. Hierdoor worden alle mails uit een conversatie (zelfde persoon, zelfde onderwerp) aan elkaar gekoppeld.  Wanneer ik als laatste iets heb gestuurd en op antwoord wacht, haal ik het mailtje over naar de inbox of zet het in een archiefmap. In Outlook wordt het mailtje dan fysiek verplaatst. In gmail wordt er slechts een label meegegeven. Omdat ik alle verzonden items had verwijderd, had ik in een aantal gevallen de hele conversatie verwijderd! Goed bezig.

Elk nadeel hep z’n voordeel. Tijd om een nieuwe indeling en werkwijze te bedenken en om gebruik te maken van de opties die gmail biedt.

 

  1. Ik heb voor de weergaven van de inbox gekozen voor de optie prioriteitsinbox met de volgende categorieën:
    1. Ongelezen
    2. Belangrijk
    3. Met ster
    4. Overige
  2. Ik heb via instellingen vier sterren geselecteerd en voor mijzelf daar de volgende betekenis aangehangen
    1. ? (paars) → uitstaande vraag
    2. ! (rood)! → actie van derde
    3. >> (rood)>> → actie van mijn kant
    4. (groen) → afgehandeld, nog even bewaren
  3. Ik heb drie archiefmappen gedefinieerd:
    1. Belangrijk
    2. Accountgegevens
    3. Correspondentie
    4. Sollicitaties
  4. Werkwijze:
    1. Wanneer ik een mail naar iemand anders stuur, zet ik mijzelf in de bcc. Zo eindigt elke mail in de inbox. Het leegmaken van verzonden items levert dan geen problemen meer op. Edit: wanneer ik het mailtje uit verzonden items verwijder, verdwijnt ook het mailtje uit mijn mailbox. Dit behoeft nog enig nadenk- en uitzoekwerk!
    2. Eenmaal per dag lees ik alle mails en bepaal de vervolgstappen. Wordt de mail niet verwijderd dan wordt deze gecodeerd zodat deze in de juiste categorie verschijnt.
    3. Hierna handel ik de mails de actie behoeven af en herzie de codering.
    4. Eenmaal per maand leeg ik de map verzonden items.

Echt, het kan niet anders dan goedkomen. Zelfs wanneer ik meer mails ga krijgen dan nu het geval is. Voor nu geniet ik van mijn lege mailbox!